Как ускорить обработку заказов: разбор кейса на 65%

Как был устроен процесс до автоматизации

В интернет-магазине электроники TechShop заказ проходил через несколько ручных этапов: менеджер получал заказ с сайта, вручную проверял остаток на складе по телефону, вносил заказ в 1С и отдельно сообщал клиенту статус. Каждый этап добавлял задержку и риск ошибки — особенно в пиковые дни с большим количеством заказов.

Этап 1: устранение ручной проверки остатков

Первым шагом стала синхронизация остатков между 1С и сайтом в реальном времени — менеджеру больше не нужно было звонить на склад, чтобы узнать, есть ли товар в наличии. Это единственное изменение уже убрало значительную часть задержки на старте обработки заказа.

Этап 2: автоматическое создание документа в 1С

Далее настроили автоматическое создание документа реализации в 1С сразу при поступлении заказа — без ручного переноса данных менеджером. Это не только ускорило процесс, но и устранило типовые ошибки при ручном вводе (неверное количество, артикул, цена).

Этап 3: автоматические уведомления клиенту

Клиент стал получать уведомления о статусе заказа автоматически на каждом этапе — от подтверждения оплаты до отгрузки — без звонка менеджера «уточнить, как дела с заказом». Это не только ускорило процесс, но и снизило число входящих вопросов от клиентов о статусе.

Итоговый эффект

Полная история проекта, включая сроки внедрения по этапам, — в кейсе интернет-магазина электроники.

Что можно применить в похожей ситуации

Если в вашем процессе обработки заказов есть похожие ручные этапы — проверка остатков по звонку, ручной перенос в учётную систему, отсутствие автоматических уведомлений клиенту — каждый из них можно устранить отдельно, не переделывая весь процесс сразу. Начните с этапа, который создаёт наибольшую задержку или наибольшее число ошибок.